5 tips voor een betere Timemanagement

Deze week vliegt voorbij. Ik ben bezig met schrijven van hand-outs, met blogs bedenken en schrijven, met mailen en ga zo maar door. Voor ik het weet is er weer een dag voorbij. Lekker dat ik zo druk bezig ben en in een goede flow zit, maar ook een valkuil voor me. Ik ben namelijk ook veel bezig met uitzoeken en onderzoeken en daar gaat ongemerkt veel tijd in zitten. Tijd om wat structuur aan te brengen in mijn dagen. Ik deel graag 5 tips met je voor een betere Timemanagement.

Tip 1 First Things First

Begin je dag met werken aan wat het belangrijkste is. Die grote taak waar je mee bezig bent en die je het liefst nog even wegschuift, want eigenlijk vindt je het een rot klus. Niet doen! Als je andere dingen eerst gaat doen, maak je het jezelf moeilijk om nog aan die belangrijke taak te beginnen. Voor je het weet is een groot deel van de dag voorbij en besluit je dat het geen zin heeft om vandaag nog aan die klus te beginnen. Dat komt morgen dan wel. Morgen begin je weer met iets anders en zo gaat dat maar door tot je uiteindelijk in tijdnood komt. Stel niet uit, maar begin meteen met de grote klus. Het geeft je ook een fijn gevoel als je ziet hoe ver je vandaag met die taak mee bent opgeschoten.

Tip 2 Multi-tasken leidt tot slechtere timemanagement

We denken vaak dat multitasken beter is en meer oplevert. Het tegenovergestelde is waar: Het switchen tussen werkzaamheden kost juist tijd en energie. Doordat je stopt met waar je mee bezig bent, raak je uit je concentratie. Je bent je focus kwijt en moet er weer opnieuw erin komen. Om fouten te voorkomen moet je een paar stappen terug, om te kijken waar je gebleven was en het weer goed op te pakken. Hoe ingewikkelder het werk, hoe groter de kans dat je fouten maakt. Iedere keer als je stopt met wat je aan het doen bent, kost het je dus tijd. Het schijnt dat als je de hele dag door wisselt van taken, je tot 40% minder gedaan krijgt.

Tip 3 Breek je grote taak in kleine stukjes

Je kan soms als een berg opzien tegen een grote taak. Waar begin je, hoe ver ben je al, zit je nog op schema en hoe blijf je gemotiveerd? Door deze taak in kleine stukjes te breken, krijg je meer overzicht en grip erop. Je kan er mini-taken van maken en er min-deadlines aan hangen. Zo wordt het veel makkelijker om daar je acties op inplannen.

Tip 4 Kleine klusjes verzamelen

De hele dag door komen er kleine klusjes op je af: een mailtje, een belletje, even iets uitzoeken of pakken. Het gaat zo maar door. Iedere keer als je zo’n klein klusje oppakt, loop je de kans dat het meer tijd kost dat je denkt. Daarnaast kom je niet in een lekkere flow terecht en kan het zijn dat je op het eind van de dag niet goed weet waar je nou allemaal mee bezig bent geweest. Verzamel al die kleine klusjes. Schrijf ze op en plan op het eind van de dag tijd in om ze te doen. Je kan ze dan achter elkaar door afwerken.

Tip 5 Bereid je dag voor

Wat helpt is weten wat je wilt bereiken en waarom. Dat helpt je om doelgericht prioriteiten te stellen en resultaatgericht te werken. Neem aan het eind van de dag de tijd om morgen voor te bereiden. Wat heb je allemaal te doen? Maak een lijstje en zet bovenaan de top 3 van wat je echt gedaan wilt hebben. Begin daar dan ook mee! Je hebt zo meer overzicht en meer grip op je timemanagement.

Ik hoop dat je wat aan deze tips hebt en wens je veel succes met meer rust in je werk vinden. Wil jij aan de slag met jouw time management,  dan is een training Time management wellicht wat voor jou. Met deze trainingen krijg je meer grip op je tijd en je werk. Leer de juiste prioriteiten te stellen en ervaar hoe je meer rust en overzicht krijgt door het maken van een goede planning. Kijk eens bij de training Time Management in 1 dag of bij de meerdaagse training Time Management.