Meer grip op je tijd met een goede planning

Ben jij ook iedere dag druk bezig met van alles en nog wat en kom je maar niet toe aan wat je had afgesproken vandaag echt te doen? Dan is een goede planning maken voor jou wellicht een idee.

Zonder goede planning geen overzicht

Iedere dag ben je druk met vele kleine dingen. Er moeten brandjes geblust worden. Collega’s, bezoek en telefoontjes halen je uit je concentratie en je mailbox loopt de hele dag door vol met nieuwe berichten. Multitasken helpt ook al niet. Van je to-do lijst gaat op een dag niet zo veel van af, er komen vaak juist meer dingen bij. Iedere keer is het een gevecht om deadlines te halen en moet er nog zo veel op het laatste moment. Je ervaart veel onrust en stress door een gebrek aan overzicht en een goede planning. Lees hier  meer over 10 veel gemaakte time management fouten.

Een plan is een voornemen op papier

Een goede en realistische planning kan je helpen om meer rust en overzicht te krijgen. Je krijgt inzicht in wat er de komende weken moet gebeuren en hoeveel tijd je eraan kwijt gaat zijn. Je verfijnt je planning tot per dag voor jou duidelijk is wat je te doen hebt. Zo kan je jezelf beter focussen en heb je de zekerheid dat ook over een langere tijd je het werk gedaan krijgt. Vanuit meer overzicht ontstaat er rust.

Plannen is geen doel maar een middel

Plan in je agenda om te beginnen alles wat je al weet. Vrije dagen, vergaderingen, deadlines, afspraken enzovoort. Als dat er allemaal in staat, ga je jouw maandelijkse werkzaamheden er in zetten. Daarna je wekelijkse werkzaamheden. Als je projecten heb, deel die dan op in een tijdsplanning en zet ook deze in je agenda. Waarschijnlijk zal je agenda redelijk gevuld zijn nu. Plan niet te dicht op elkaar. Zorg dat je ruimte hebt per dag voor pauzes, uitloop en onverwachte dingen. Mocht je moeite hebben met bepalen wat jouw werkzaamheden zijn, kijk dan naar wat jouw doelen zijn. Je gaat zo meer Effectief werken en kan beter prioriteiten stellen.

Een plan staat of valt met de uitvoerder, jij dus!

Check of je een goede planning hebt door jezelf de volgende vragen te stellen:

• Is het doen en heb je alles meegenomen? Denk bijvoorbeeld aan reistijd, wachttijd of voorbereidingstijd.
• Is het doen voor jou? Hou hierbij rekening met wanneer jij op je best bent. Je kan daarbij ook kijken of je de zware en lichte taken evenwichtig verdeeld hebt en je dagelijks ook genoeg leuke dingen te doen hebt. Dagen met te veel zware taken maken dat je wellicht er tegenop gaat zien en je jezelf niet meer aan je planning gaat houden. Zorg dus voor een goede afwisseling.

Uitvoering en realisatie = de realiteit

Als je te veel inplant, maak je het jezelf erg moeilijk. Als het te druk wordt, werkt dat demotiverend. De kans is groot dat je dan regelmatig je dagplanning niet haalt en werkzaamheden schuiven weer op, terwijl daar in je planning geen ruimte voor is. Als je vast probeert te houden aan deze planning, levert dat alleen maar weer veel stress op. En dat zorgt ervoor dat je ook ’s avonds je werk maar moeilijk los kan laten.

Hou jij je aan afspraken die je met jezelf maakt?

Als je moeite met de discipline om jezelf aan je planning te houden, maak het dan aantrekkelijker. Beloon jezelf als je iets af hebt of als je een week lang je planning hebt gevolgd. Zorg daarnaast voor een stok achter de deur om je over moeilijke momenten heen te brengen. Meer tips vind je in het artikel 5 tips voor een betere time managment.

Plan wat je wilt doen, doe wat je plant

Loop jij tegen een gebrek aan overzicht en tijd aan, dan help ik je graag met het bereiken van een effectievere en efficiëntere manier van werken. Kijk dan bij de training Time Management in 1 dag of bij de meerdaagse training Time Management. Of wellicht wil je graag met coaching krijg je meer grip op je werk krijgen.