skip to Main Content
10 Veel Gemaakt Time Management Fouten

10 veel gemaakt Time management fouten

Hoe goed kan jij plannen en met je tijd omgaan? Wellicht niet zo goed als je zou willen. Misschien voel je je overbelast en moet je vaak overwerken om iets af te krijgen. Je weet dat je jouw tijd beter kan indelen. Toch is het lastig om te zien waar jouw valkuilen liggen en om het anders te doen. In dit artikel kijk ik naar de 10 Time Management fouten en geef ik tips om ze te overwinnen.

1 Niet werken met een planning en een schema

Heb je weleens dat gevoel dat je iets belangrijks vergeten bent te doen? Probeer dan eens om met een schema te werken. Een schema is niet hetzelfde als een to-do lijst. Met een to-do lijst werk je aan een taak tegelijk. Wat die taak precies inhoudt en hoeveel tijd het kost is niet duidelijk. Met een schema zorg je er voor dat je grote taken opsplits in kleine, overzichtelijke taken, zodat je niks belangrijks over het hoofd ziet. Daarbij plan je genoeg flexibiliteit in, zodat je ruimte hebt om dingen te verschuiven.

Een keer per dag open je jouw agenda en kijk je naar alle dingen die voor vandaag op de planning staan. Geef de volgorde van prioriteit aan in de werkzaamheden van vandaag. Blokkeer de tijd die ieder onderdeel nodig heeft om het af te krijgen. Als je merkt dat ze meer tijd nodig hebben dan je beschikbaar hebt, dan verplaats je de minst belangrijke taak naar de volgende dag.

prioriteiten stellen2 Geen prioriteiten stellen

Soms is het moeilijk om prioriteiten te stellen. Zeker wanneer je het gevoel hebt dat er een oneindige stroom aan taken gebeuren moet en als je vaak onderbroken wordt in je werk. Je staat onder druk om te doen wat collega’s en leidinggevenden aan je vragen en vergeet rekening te houden met jouw eigen prioriteiten.

Als je jouw dag, week of maand indeelt, vraag jezelf af wat de meest belangrijke taken zijn. Niet waar je zin in hebt om aan te werken, maar waar je aan moet werken. Vaak is het zo dat de belangrijkste taak diegene is waarvan je geneigd bent om hem uit te stellen. Het is verleidelijker om je bezig te houden met 5 minuten taken dan aan de slag te gaan met een taak die veel concentratie en focus vraagt.

3 De tijd onderschatten

Het pareto principe, de 80-20 regel, stelt dat je 80% van je tijd bezig bent met 20% van je taken. Perfectionisten zijn extra gevoelig voor deze valkuil. Denken dat iets maar een paar minuten zal duren en er dan een half uur ermee bezig zijn. Het is maar al te makkelijk om een taak te onderschatten en dan te merken dat je er het grootste gedeelte van je dag mee bezig bent geweest.

Vraag je bij het inplannen van je dag niet af hoe snel je iets af kan krijgen, maar wat de grootste hoeveelheid tijd is die je met een taak bezig kan zijn. Schrijf de benodigde tijd achter iedere taak, zodat je niet over hoeft te werken om iets af te krijgen. Of verdubbelen de tijd die je denkt dat een taak gaat kosten.

4 Jezelf laten afleiden

afleiden door smartphoneWist je dat uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde werknemer ongeveer iedere 3 minuten gestoord wordt in zijn werk. 50% daarvan doen ze zelf door op de smartphone te kijken of naar de inbox toe te gaan. Dit kan wel oplopen tot 2 uur per dag. Bedenk eens hoeveel je had kunnen doen in die tijd!

Stop met jezelf in de weg te zitten. Beslis wat je gaat doen en verwijder dan iedere mogelijke verstoring. Leg je mobiele telefoon in een la. Zet je emailnotificaties uit. Laat mensen weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent.

5 Je tijd niet bijhouden

Om goed je tijd te managen moet je weten hoeveel tijd bepaalde taken werkelijk kosten. Een of twee weken je tijd bijhouden in een logboek helpt om er achter te komen wat jou in de weg staat om goed met je tijd om te gaan. Wordt je constant gestoord door de telefoon of door collega’s? Zit je teveel op het internet of check je te vaak je email? Het logboek geeft je inzicht in jouw tijdbesteding.

Kijk naar hoe jij jouw tijd besteedt en zie waar je mogelijkheden liggen om te elimineren of te versimpelen. Als je jouw tijd in kaart hebt gebracht weet je waar jouw tijdwinst zit.

6 Uitstelgedrag

stop met uitstellenSimpel gezegd houdt uitstellen in dat je uitstelt wat je op dit moment zou moeten doen en vervangt door iets dat gemakkelijk en leuk is. Iemand die uitstelt is de hele dag ‘DRUK’ bezig met van alles en nog wat. Even bellen, mailtje beantwoorden, collega wat vragen enzovoort. Er is geen focus en je bent niet bezig met dat wat het belangrijkste is om af te krijgen. Je gaat je hierdoor schuldig voelen en krijgt nog minder zin om die taak te doen. Met als gevolg dat je niet op tijd klaar bent, gaat haasten en er fouten gemaakt worden.

Als uitstelgedrag een groot probleem is in jouw leven, ga dan aan de slag met een aantal strategieën om minder te gaan uitstellen. Zoals tegen jezelf zeggen dat je maar 10 minuten ergens aan zal besteden. Maak een klein beginnetje en ga van daaruit verder.

7 Veel Multitasking 

Wat we multitasken noemen is niets anders dan switchtasken. Je doet niet echt twee dingen tegelijk, maar switcht van de ene taak naar de andere taak. Twee taken tegelijk doen zorgt ervoor dat je taken 20-40% langzamer afmaakt. Daarnaast vergroot je de kans op fouten en geef je te weinig aandacht aan de ander.

Stop met multitasken en focus op een enkele taak per keer. Hierdoor verhoog je de kwaliteit van je werk. Met je taak bezig blijven betekent dat je een timer zet en je werkt aan die ene taak voor een afgebakende tijd. Tegen jezelf zeggen ‘ik ben nu bezig met  ….’ kan je ook helpen om focus te houden en niet te switchen van de ene naar de ander taak.

8 Geen pauzes nemen

Het is een leuke gedachte om 8 tot 10 uur te werken zonder pauzes, vooral als je een deadline hebt. Maar het is onmogelijk om al die tijd je focus erbij te houden en ook nog eens goed werk te leveren. Geef je hoofd wat tijd om tot rust te komen. Pauzes nemen is geen verspilde tijd. Ze zorgen voor rust en een frisse blik op je huidige taak zodat je creatief en effectief kan werken.

Als je het moeilijk vindt om een pauze te nemen, plan vooraf al een tijd in om te pauzeren. Beweeg wat, ga een stukje wandelen, haal koffie of mediteren. Neem iedere 2 uur een pauze van 5 minuten en vergeet niet te lunchen. Het is moeilijker werken op een lege maag!Tijd voor pauze

9 Ineffectief inplannen van taken

Ben jij een ochtend mens of krijg je meer energie naar mate het avond wordt? Iedereen heeft eigen ritme en dus andere tijden dat ze productiever en energieker zijn. Maak gebruik van jouw ritme door belangrijke taken in te plannen op tijden wanneer jij het meest productief bent. Taken die weinig energie kosten plan je op momenten waarop je minder energie hebt.

Zeg eens wat vaker nee10 Te veel aannemen

Vind jij het moeilijk vind om nee te zeggen tegen mensen? Als dat zo is, dan liggen er vast en zeker te veel taken op je bord. Of misschien ben je een ‘Micromanager’, iemand die alles zelf wilt doen en moeite heeft op andere mensen te vertrouwen. Hoe dan ook, te veel werk aannemen  zal ervoor zorgen dat je omdat je vaak gehaast bezig bent. De kwaliteit van je werk zal eronder leiden en het levert je ook nog eens stress op.

Leer om ‘ja’ te zeggen tegen de persoon en ‘nee’ tegen de taak. Zo geef je jouw grenzen aan, zonder dat je slechte relatie krijgt met die persoon. Als de persoon blijft aandringen, herhaal je boodschap. Gebruik daarbij steeds dezelfde woorden en ga vooral geen uitleg geven.

Productiever door aanpakken time management fouten

Een van de beste manieren om productiever te zijn, is het aanpakken van jouw Time management fouten. Als je met jouw valkuilen aan de slag gaat, zal je een groot verschil merken in de kwaliteit en de kwantiteit van je werk. Daarnaast levert het minder stress en meer rust op!

Wil je hulp bij het aanpakken van jouw time management fouten, dan is de training Time management in 1 dag wat voor jou. Met deze training krijg je meer grip op je tijd en je werk. Leer de juiste prioriteiten te stellen en ervaar hoe je meer rust en overzicht krijgt door het maken van een goede planning. In de meerdaagse training Time management ontdek je wat jouw motiveert. Wat jouw doelen en waarden zijn en hoe je deze kan met een goede time management.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back To Top