8 tips om te stoppen met multitasken
In mijn vorige artikel vertelde ik hoe je multitasken kunt herkennen en waarom je er beter mee kan stoppen. Maar in een wereld waarin we altijd druk zijn, is het nog niet makkelijk om te focussen en je aandacht op 1 ding tegelijk te richten. Hoe stop je nou daadwerkelijk met multitasken? Onderstaande 8 praktische tips helpen je om te stoppen met multitasken!
Tip 1: Verdeel je dag in blokken
Stel specifieke tijden vast waarin je één specifieke taak uitvoert. Bepaal aan het begin van de dag wanneer je je e-mail beantwoordt, wanneer je telefoontjes beantwoordt, wanneer je aan een bepaalde deadline werkt enzovoort. Werken in blokken aan dezelfde werkzaamheden maakt dat je in een flow doorgaat en maakt je productiever.
Tip 2: Manage je onderbrekingen
Houd een logboek bij met hierin wie je het vaakst onderbreekt en hoe urgent de onderbreking is. Nadat je een week lang een logboek hebt bijgehouden, kun je je collega’s hier beleefd op aanspreken met als doel het verminderen van de onderbrekingen. Je kan afspreken wat urgent genoeg is om te storen en wat niet.
Een handig vragenlijstje om te gebruiken is dit:
1. Wat is het probleem? – Iets ernstigs, Gaan!
2. Wat is het ergste wat er kan gebeuren als we het niet nu meteen oppakken? – Bij niets doen, loopt het helemaal uit de hand, Gaan!
3. Heb ik alles geprobeerd om het zelf op te lossen? – Bij echt alles gedaan wat ik kan, Gaan!
4. Wat ga ik vragen? Als je de hulpvraag concreet en helder hebt, Gaan!
Blijkt het toch niet zo dringend te zijn na het beantwoorden van de vragenlijst? Zet je vraag op de mail of maak lijstje vragen voor de betreffende collega en stel ze op een later moment, zodra het schikt voor beide partijen.
Tip 3: Leer je beter te concentreren
Door je concentratie te verbeteren, kun je je ook beter op één taak tegelijk richten. Dit zal in het begin wat ongemakkelijk aanvoelen, maar je zult zien dat je meer gedaan krijgt door je telkens op één taak tegelijk te concentreren. Kwestie van volhouden. Mindfulness heeft hier mooie technieken voor om dit in kleine stapjes te oefenen.
Tip 4: Adem diep in
Kun je het toch niet laten om je e-mail te checken of een telefoontje op te nemen? Haal diep adem en focus je weer op je taak. Zo blijf je in staat om de drang om iets anders te gaan doen te weerstaan. Of stop zodra je merkt dat je begint met multitasken en neem 5 minuten pauze. Blijf rustig aan je bureau zitten en sluit je ogen.
Tip 5: Zet meldingen uit
Krijg je normaal een melding van een binnenkomende e-mail? Zet deze dan uit. Dit helpt je de verleiding te weerstaan om toch je inbox te openen. Vergeet niet om ook het envelopje onderaan je scherm uit te zetten. Alle meldingen die je binnenkrijgt, leiden je af. Je wilt toch weten wie je appte en waar het over gaat. Dus weg met die telefoon of zet hem op “niet storen”.
Tip 6: Werk in sprints
Om optimaal productief te zijn kan je het beste werken in blokken van 25 minuten. Blokken waarin je onafgebroken aan één taak werkt, afgewisseld met korte pauzes van 5 minuten. Na 3 blokken neem je een grotere pauze van 30 minuten. Dankzij deze korte sprints kun je beter je gedachten ordenen, je stressniveau is lager en kun je je steeds weer concentreren.
Tip 7: Ga gestructureerd om met onontkoombare onderbrekingen
Soms ben je gedwongen je werk neer te leggen voor iets nog belangrijkers. In plaats van te proberen te multitasken tussen je huidige en nieuwe taak, kun je beter stoppen met je huidige taak en opschrijven waar je bent gebleven met deze taak. Noteer je gedachten over je huidige taak. Ga aan de slag met je nieuwe taak en rond deze af voordat je weer verder gaat. Op deze manier kun je beide taken goed uitvoeren en ben je in staat je oorspronkelijke taak sneller weer op te pakken.
Tip 8: Orden je gedachten om te kunnen blijven focussen
Zodra je merkt dat je gedachten afdwalen, moet je je gedachten terugbrengen op wat je aan het doen bent door jezelf in het moment te plaatsen. Stel je zit in een belangrijk teamoverleg, maar je gedachten dwalen af naar een rapport dat je aan het einde van de dag moet inleveren. Zeg dan tegen jezelf: “Ik ben nu bij dit teamoverleg en ik moet mij concentreren op wat ik hier hoor en leer.” Jezelf herinneren aan het moment waarin je je bevindt, of beter gezegd waar je nu mee bezig bent, kan vaak helpen om je aandacht er bij te houden. Daarnaast helpt het om dat wat in je opkomt kort te noteren en op een geschikter tijdstip op te pakken.
Rond je to-do-lijst af door te stoppen met multitasken
De waarheid achter multitasken is duidelijk: het vermindert de kwaliteit van ons werk, vermindert onze concentratie en kost ons meer tijd. Daarom is het belangrijk om vandaag nog te stoppen met multitasken. Verdeel je werkdag in tijdsblokken, zorg voor zo min mogelijk onderbrekingen en verbeter je concentratievermogen. Je zult zien dat je meer werk kunt uitvoeren op één dag, je minder gestrest bent en je aan het einde van de dag meer energie over hebt.
Ik hoop dat je wat aan dit artikel hebt en wens je veel succes met minder te multitasken. Effectief werken begint met minder multitasken. Hoe breng jij meer focus aan in je werk? Mocht jij tips hebben of een reactie willen achterlaten, graag!
Wil jij graag hulp bij het verbeteren van jouw time management? Kijk dan bij de training Time Management in 1 dag
