Multitasken: stop er vandaag nog mee!

Je kent het vast wel; je belt met een klant en ondertussen rond je nog even snel de notulen van de wekelijkse teamvergadering af. Zodra je hebt opgehangen mail je je collega’s om af te spreken wie het verjaardagscadeau voor de manager regelt. Tussendoor zorg je er ook nog voor dat je to-do-lijst voor deze week weer helemaal up-to-date is. Helpt al dat multitasken om je werk af te krijgen en goed je tijd te managen?

Het antwoord is nee. Toch denken veel mensen dat multitasken de productiviteit stimuleert en ze dus meer gedaan krijgen door zich te focussen op meerdere taken tegelijk. In een wereld waarin alles in een razendsnel tempo gaat, wordt multitasken gezien als efficiënt en effectief. En als je alles doet, kan je ook niets missen, toch?

Toch maakt multitasken je niet zo productief als je verwacht. Integendeel juist. Het verslechtert de kwaliteit van je werk en het kost je meer tijd. In dit artikel lees je meer over de problemen die multitasken veroorzaakt. Zodat je hopelijk vandaag nog stopt met multitasken.

Multitasken en je productiviteit

Afgelopen decennia hebben veel onderzoekers het fenomeen multitasken onderzocht. De onderzoekers kwamen bijna allemaal tot dezelfde conclusie: multitasken verhoogt de productiviteit niet! Verschillende onderzoeken laten zelfs zien dat je door te multitasken 20 tot 40 procent van je tijd verspilt. Toch multitasken we er met zijn allen vrolijk op los.

Een simpel voorbeeld: terwijl je met een collega belt, beantwoord je een e-mail van een andere collega. Bij beide taken draait het om communiceren. Wanneer het werkgeheugen twee taken tegelijk krijgt aangeboden, dan schakelt het snel heen en weer tussen de taken. Je brein doet niet aan multitasken, maar aan switchtasken. Dit veroorzaakt een conflict in je hersenen: je hersenen raken overbelast als je tussen twee (gelijksoortige) taken probeert te schakelen.

Het ligt iets anders wanneer je naar iemand luistert terwijl je autorijdt. Deze twee taken vragen om verschillende vaardigheden en zijn daardoor makkelijker tegelijk uit te voeren. Toch zal je aandacht voor wat er wordt verteld vervagen als je de route of op druk verkeer moet gaan letten. Je kunt je gewoonweg niet volledig op beide dingen tegelijk focussen. Hieronder de nadelen van Multitasken op een rijtje

1 Het duurt langer om alles af te krijgen

Elke keer als je iets anders gaat doen, kost het je tijd om te kijken waar je gebleven was en om je gedachten te ordenen. Hoe complexer de taak, hoe langer het duurt voordat je weer helemaal er inzit. Zo kan het na een onderbreking wel 5 tot 15 minuten duren voordat je weer helemaal in je eerdere flow zit. Op een werkweek kan dit al snel oplopen tot 4 uur of meer per week. Geen wonder dat je planning niet klopt. Wat zou je wel niet allemaal kunnen doen met deze verloren tijd?

2 Multitasken verlaagt de kwaliteit van je werk

Er is meer informatie om te onthouden en na te lopen. Voor je het weet heb je wat over het hoofd gezien en heb je een fout gemaakt. Eén studie toonde aan dat proefpersonen die drie taken kregen drie keer zoveel fouten maakten dan degenen die slechts twee taken hadden gekregen.

Je doet alles minder goed dan wanneer je één taak tegelijk uitvoeren. Als je schakelt tussen taken, moeten je hersenen je gedachten opnieuw omzetten in nieuwe informatie. Als je dit snel doet, dus wanneer je aan het multitasken bent, kan je jezelf niet volledig concentreren op elke taak. De kwaliteit van je werk lijdt hieronder. Hoe complexer of technischer de taken waartussen je probeert te schakelen, hoe lager de kwaliteit van je werk wordt. Het is dus vrijwel onmogelijk om een kwalitatief goed verslag te schrijven terwijl je een gesprek voert met een collega.

3 Je creëert onnodig meer stress voor jezelf

Een ander nadeel is het effect dat multitasken heeft op ons stressniveau. Het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd is overweldigend en put ons uit. Al na 20 minuten werken met onderbrekingen beginnen mensen aanzienlijk meer stress, druk en frustratie te voelen.

Het is veel bevredigender – en minder stressvol! – als je je volledige aandacht richt op één taak. Waarschijnlijk rond je de taak ook nog eens of met het gevoel dat je de taak helemaal hebt afgerond én dat je de taak goed hebt uitgevoerd. Hierdoor kom je in een flow waarin je je volledig en met gerichte energie focust op je bezigheden.

4 Multitasken verstoort je kortetermijngeheugen

En niet alleen je geheugen wordt minder. Ook kan je minder goed leren en word je slechter in probleemoplossend en creatief denken. Multitasken heeft dus een negatieve invloed op je IQ. Bovendien wordt nieuwe informatie die je leert in het verkeerde deel van je brein opgeslagen. Waardoor je het je later weer slechter kan herinneren. Daarnaast zorgt multitasken ervoor dat je hoofd zit vol met dingen waar je aan probeert te denken en is het moeilijker om aardig te zijn tegen anderen.

5 Multitasken kost energie

Al dat heen en weer schakelen tussen taken kost het brein heel veel energie, in de vorm van glucose. Na een uurtje schakelen tussen je mail, aantekeningen en facebook of instagram, is het lastig om je nog te focussen op die ene belangrijke taak. De energie die je nodig hebt voor focus en concentratie heb je op gemaakt aan het heen en weer schakelen. Daarom voel je je veel vermoeider na een dag druk multitasken.

Als je veel tegelijk doet op het werk, is de kans groot dat je dat ook na het werk zo doet. Even je email of social media checken onder het tv-kijken. Even de opruimen terwijl je bezig was om een boodschappenlijstje te maken. Al dat multitasken kost je onnodig veel energie en maakt je ook nog eens minder productief.

 Herken je eigen multitasken

Stoppen met multitasken begint met het herkennen van je eigen gedrag. Dit kan soms lastig zijn. Gelukkig is er een aantal belangrijke punten waaraan je kunt herkennen of je aan het multitasken bent. Je bent waarschijnlijk aan het multitasken als:

• Er meerdere pagina’s of programma’s open staan op je computer
• Jouw werkruimte vol ligt met mappen en/of papieren van meerdere projecten
• Je bezig bent met een project of taak waar je niet enthousiast van wordt en je steeds iets anders tussendoor gaat doen. Je probeert je frustraties over die vervelende taak te verminderen door andere dingen te doen.
• Collega’s of telefoontjes je regelmatig onderbreken tijdens het uitvoeren van je werkzaamheden. Je collega stelt een vraag en jij probeert deze te beantwoorden, terwijl je tegelijk die mail probeert af te maken.
• Je hoofd vol zit, je vermoeid bent en het gevoel hebt dat je weinig voor elkaar krijgt.

Stop er vandaag nog mee

Multitasken maakt je minder productief, vermindert de kwaliteit van je werk en maakt je vergeetachtiger. Daarnaast word je er minder creatief van, kost het je veel mentale energie en geeft je ook nog onnodige stress.

Maar in een wereld waarin we altijd druk zijn, is het nog niet makkelijk om te focussen en je aandacht op 1 ding tegelijk te richten. Hoe stop je nou daadwerkelijk met multitasken? Kijk dan eens bij 8 praktische tips helpen je om te stoppen met multitasken.

Ik hoop dat je wat aan dit artikel hebt en wens je veel succes met minder te multitasken. In het volgende artikel deel ik praktische tips zodat je minder gaat multitasken.

Effectief werken begint met minder multitasken. Hoe breng jij meer focus aan in je werk? Mocht jij tips hebben of een reactie willen achterlaten, graag!

Wil jij graag hulp bij het verbeteren van jouw time management? Kijk dan bij de training Time Management in 1 dag